Der Monat März fokussierte sich thematisch bei uns auf das Thema „Energiedatenmanagement“. Diesmal nehmen wir Sie wieder einmal fiktiv mit an den Schreibtisch einer Energieeinkäuferin. Wir zeigen auf, wie einfach und schnell Energiedaten digitalisiert werden können und welche Schritte dafür notwendig sind, um den Change-Prozess vorzunehmen. Zudem wird Step-by-step erläutert, welche einzelnen Punkte berücksichtigt werden müssen und wie der Wandel von offline-Tabellen zu sich selbst aktualisierenden Verbrauchswerten stattfinden kann.

Sie erfahren, wie Sie Ihre Energiedaten mit wenig Initialisierungsaufwand digitalisieren und somit jederzeit aktuell halten können – um Ihren Arbeitsaufwand reduzieren und letztlich Zeit und Kosten sparen zu können.

Wunsch nach digitalem Energiedatenmanagement

Unsere fiktive Energieeinkäuferin Jana Richter ist nach Ihrer Recherche auf unsere Energieplattform und den Service enPORTAL connect aufmerksam geworden. Ihr Anliegen ist es, die Energieverbrauchsdaten ihres mittelständisch geprägten Unternehmens zentral verwalten und besser steuern zu können – aktuell arbeitet Sie offline mit Excel-Tabellen und hat jeden Monat aufs Neue mit dem Eintragen der aktuellen Energieverbrauchsdaten ihrer 15 Abnahmestellen zu tun. Das kostet Jana Richter rund 1 Arbeitstag pro Monat, allein nur die Datenaktualisierung der Verbräuche. Was das gesamte, weitere Energiedatenmanagement angeht, besteht gleichermaßen Optimierungspotenzial. Das möchte sie ändern und suchte daher nach digitalen Tools im Internet, die das Energiedatenmanagement digitalisieren und erleichtern. Die Frage, die sie sich stellt, ist: Wie geht es jetzt weiter und wie viel Zeit muss sie aufwenden, um alle Energiedaten zu digitalisieren? Wie kompliziert wird das Ganze eigentlich und wann kann ich mit einem Ergebnis rechnen und loslegen? Mit digitalen Prozessen ist Jana Richter noch nicht so vertraut, zumal sie erst seit 2 Jahren als Energieeinkäuferin für das Unternehmen arbeitet und somit noch wenig Erfahrung mitbringt. Sie befürchtet, dass der gesamte Change-Prozess viel Aufwand, Abstimmung und Zeit kosten wird. Daher ist sie anfangs noch etwas zögerlich, traut sich dann aber doch, weil sie den Nutzen digitaler Prozesse klar sieht und in ihrem Aufgabengebiet was verändern will.

Wie geht es jetzt weiter? Wir nehmen Sie mit und zeigen Ihnen die einzelnen Schritte, die Jana Richter gegangen ist:

Step 1: Service online buchen

Der Service enPORTAL connect hat sie überzeugt und so hat sie sich dafür entschieden, ihre Energiedaten-Verwaltung mithilfe der Energieplattform und einem persönlichen Kundenbetreuer zu digitalisieren. Im ersten Schritt hat Jana Richter den Service von enPORTAL connect online gebucht. Sie hat im Buchungstool ihre Energieverbrauchsdaten eingegeben und anschließend einen Vorvertrag per Mail erhalten, den Sie mit Ihrer Geschäftsführung besprochen und unterschrieben zurückgesendet hat. Sie hätte den Vertrag auch gleich direkt buchen können, doch das Feedback und die Kontrolle Ihres Chefs war ihr auf diesem Wege bequemer. Der gesamte Prozess dauerte in Summe rund 1 Stunde, weil Jana auch nochmal das persönliche Gespräch mit enPORTAL Ansprechpartner für ein paar Rückfragen suchte.

Step 2: Energiedaten bereitstellen

Nach Vertragsunterzeichnung erhielt Jana Richter eine Begrüßungs-E-Mail und die Aufforderung, im ersten Schritt folgende Daten an das enPORTAL connect Support Team zu senden –

• Kopie der vorliegenden Lieferverträge
• Eine aktuelle Rechnung für jede Abnahmestelle
• Vollmacht, damit Energieverbrauchsdaten von enPORTAL beim Energieversorger monatlich automatisch abgerufen werden können
• Wenn vorhanden: Lastgangdaten zu den leistungsgemessenen Abnahmestellen

Jana Richter hat diese Daten natürlich nicht adhoc so digital beisammen, wie sie es gerne hätte. Nach kurzer, interner Dokumentensicht hat sie die erforderlichen Dokumente aber direkt in Ihrem Account hochgeladen und dem enPORTAL connect Support Team zur Verfügung gestellt. Der gesamte Prozess hat in Summe rund 3 Stunden gedauert, aber auch nur, weil sie für ihre zahlreichen Abnahmestellen die einzelnen Lieferverträge erst einmal sichten und bündeln musste.

Step 3: Energieplattform wird von enPORTAL Kundenbetreuer personalisiert

Jana Richters aktiver Part ist nun geschafft. Die zur Verfügung gestellten Energiedaten werden nun von ihrem persönlichen Kundenbetreuer bearbeitet und auf der Energieplattform eingerichtet. Damit alle Daten rund um Abnahmestellen, Verbräuche, Kosten und Verträge korrekt und vollständig hinterlegt werden, muss Jana Richter noch wenige Tage warten, bis Sie dann final Ihren ersten Anruf von Ihrem persönlichen enPORTAL Kundenbetreuer erhält. Bis dahin kann sie sich in einer virtuellen Führung mit der Energieplattform vertraut machen.

Step 4: Loslegen und von automatisierten Updates profitieren

Die Energieplattform ist vollständig eingerichtet. 3 Tage nach dem Upload ihrer Energiedaten ist die Plattform nun mit ihren individuellen Energieverbrauchsdaten gefüllt. Jana Richter loggt sich gemeinsam mit Ihrem persönlichen Kundenbetreuer im Account ein und hat ab sofort alle Energieverbrauchsdaten komplett in einer transparenten Übersicht dargestellt. Damit ist der Initialisierungsprozess erledigt. Die Energieeinkäufern hat von nun an bei jedem Login auf der Energieplattform alle Energieverbrauchsdaten aktuell beisammen und sieht jederzeit die aktuellen Verbräuche, Kosten und Verträge. Zudem kann sie auch den Einkauf über den digitalen Energiemarktplatz mit über 700 Energieversorgern vornehmen und profitiert von besten Energiepreisen zum Zeitpunkt des Einkaufs. Wichtigster Part für die Energieeinkäuferin: Um die monatliche Aktualisierung der Verbrauchsdaten braucht sich Jana Richter nicht mehr zu kümmern, das übernimmt enPORTAL connect automatisch für sie.

Fazit: In wenigen Stunden zu digitalem Energiedatenmanagement

Der gesamte Prozess von Recherche bis zum Status von jederzeit aktuellen Energiedaten hat Jana Richter rund 5 Stunden Arbeit und wenige Werktage an Wartezeit gekostet. Natürlich ist dieser Wert individuell und hängt ganz von der persönlichen Datenlage des jeweiligen Unternehmens / Einkäufers ab, aber es zeigt, wie schnell sich Energieverbrauchsdaten digitalisieren lassen und wie schnell sich die Stunden, die Jana Richter jeden Monat spart, reduzieren lassen. Die einzelnen Prozessschritte dieses Praxisfalls erläutern gut, wie ein Wechsel von Offline- zu Onlineprozessen stattfinden kann und wie wenig Aufwand vonseiten der Energieeinkäufer/-innen erforderlich ist, um jederzeit auf alle aktuellen Energieverbrauchsdaten des Unternehmens zugreifen zu können.

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